Per una piccola impresa, un artigiano o un lavoratore autonomo, realtà che non hanno un grande giro di affari, l’introduzione della fatturazione elettronica ha significato non pochi problemi. Questo spesso a causa della scarsa conoscenza di ciò che offre il mercato in fatto di software per la fatturazione elettronica e per la gestione della contabilità. Si possono infatti acquistare programmi che si occupano dell’emissione, della ricezione, dell’invio e della ricezione delle fatture elettroniche, che si preoccupano anche di inviare sollecito di pagamento per una fattura elettronica. Il tutto con il minimo intervento da parte di chi si occupa di contabilità e con la massima efficienza.
Come funzionano i software oggi disponibili
Buona parte dei software disponibili per la fatturazione elettronica offrono la possibilità di avviare una serie di automatismi. Si può ad esempio creare un database con le anagrafiche dei clienti, in modo da rendere più veloce e sicura la fase di emissione delle fatture. Allo stesso modo i programmi permettono di avviare in automatico la procedura di sollecito del pagamento di una fattura scaduta. Si tratta in sostanza di consentire ai programmi di contabilità di verificare la ricezione e il pagamento delle fatture, per poi autorizzarli ad inviare automaticamente le lettere di sollecito. In questo modo l’impresa non deve subire ritardi e chi si occupa di contabilità non ha la costante preoccupazione di controllare le fatture emesse.
I solleciti di pagamento
Una fattura di qualsiasi genere può essere pagata nel momento in cui la si riceve, può però capitare di attendere un certo periodo, che in genere non dovrebbe superare i 30 giorni, a partire dal momento delle ricezione. In alcuni casi si possono pattuire pagamenti anche a 60 giorni, ma è consigliabile chiedere conferma a chi emette la fattura di una possibilità di questo genere. Allo scadere del termine prestabilito il mancato pagamento richiede l’attenzione da parte di chi ha emesso il documento, che nella maggior parte dei casi avrà già adempiuto agli obblighi di legge per quanto riguarda la fiscalità. Per questo motivo i solleciti di pagamento di una fattura sono necessari, sono utili per ricordare al cliente di saldare quanto dovuto, ma permettono anche di avvisarlo della necessità di saldare specifici diritti di mora in caso di ulteriore ritardo nel pagamento.
Come funziona un sollecito di pagamento
Volendo è possibile inviare i solleciti controllando le scadenze dei pagamenti delle fatture. Nel caso in cui un saldo non sia ancora arrivato è possibile inviare un sollecito, compilando appositi modelli di lettera per questo tipo di eventualità. I migliori software per la fatturazione elettronica permettono anche di inviare tali lettere in automatico, nel momento in cui alcune fatture non siano state saldate entro i termini previsti. La prima lettera può essere semplicemente un avviso di scadenza; con il passare del tempo si dovrà inserire nel documento un riferimento ai diritti di mora, come da legislazione vigente. Tale riferimento è disponibile anche nelle lettere di sollecito inviate in modo automatico dai software per la fatturazione elettronica.